نکته : در صورت پیدا شدن سند مالکیت اصلی چنانچه مالک کتباً آن را اعلام نماید و هرگاه با سند مالکیت المثنی معامله ای انجام نشده باشد سند مالکیت المثنی باطل و پیرو بخشنامه مربوطه به دفاتر اسناد رسمی تابعه اعلام می گردد و اگر با سند مالکیت المثنی معامله ای انجام شده باشد سند مالکیت اصلی اخذ و پس از ابطال در پرونده ثبتی مربوط ضبط می گردد.[۳۸]
گفتارسوم ـ اشکالات صدور سند مالکیت
صدور سند مالکیت دارای مقدمات پیچیده و طولانی مدتی است که باعث ایجاد خلل و اشکال در صدور سند می گردد.و تا زمانی که علت رفع نگردد صدور سند ممکن نخواهد بود.به عنوان نمونه ملکی به موجب سند رسمی منتقل گردیده است و بر اساس آن می خواهیم سند مالکیت صادر نماییم اما به ابهاماتی بر می خوریم تا ابهامات موجود برطرف نگردد امکان صدور سند وجود نخواهد داشت .گذشته از اشکالاتی که قبل از صدور سند پیش می آید ممکن است اشکالاتی نیز پس از صدور سند بوجود آید که باعث خلل در اعتبار ماده ۲۲ قانون ثبت گردد. به همین دلیل ما این بحث را به دو بخش قبل و بعد از صدور سند تقسیم کرده ایم.
الف ـ اشکالات قبل از صدور سند مالکیت
بند اول : ابهام در سند انتقال
منظور از سند انتقال سندی است که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم گردیده و به موجب آن مالکیت مبیع از بایع به خریدار منتقل گردیده است و اینک مبنای درخواست برای صدور سند می باشد.
به عنوان نمونه سند مالکیت پنج پلاک بنام مالک آن صادر شد مالک مرد و ، ورثه پیش از بدست آوردن برگ حصر وراثت وگواهی مالیات بر ارث تمام سهم الارث خود را بدون ذکر پلاک و مشخصات به شخصی صلح کردند. متصالح با ارائه اسناد مالکیت آن پلاکها به نام خود سند مالکیت خواست ، شورای عالی ثبت در تاریخ ۱۳/۴/۱۳۴۲ چنین رای داد: « تطبیق سند حاکی از صلح حقوق بر پلاکهای معین بدون اینکه در صلح نامه ذکر پلاک و سایر مشخصات شده باشد چون نظر قضایی است باید به حکم دادگاه باشد مگر اینکه طرفین به تنظیم سند دیگر با ذکر پلاک و سایر مشخصات با رعایت سایر مقررات توافق کنند …» شورای عالی ثبت سند صلح را مبهم می داند زیرا شماره پلاکهای مورد صلح در آن ذکر نشده است و ای بسا که مصالح قبل از عقد صلح ،پاره ای از آن املاک را به دیگری انتقال داده و در دفتر املاک این انتقال ، منعکس و مضبوط نباشد و چنین چیزی نادر نیست.
نکته :انتقال پلاکی بدون ذکر شماره آن در سند صلح ، ولی با ذکر حدود آن باعث ابهام در صدور سند مالکیت نخواهد شد .چون ذکر حدود و مشخصات پلاک این ابهام را رفع نموده است.[۳۹]
بند دوم : خلل در مقدمات صدور سند مالکیت
همانگونه که اغلب اعمالی که انسان انجام می دهد فاقد اشکال نیست صدور سند مالکیت نیز از این قاعده مستثنی نمی باشد .در خلال عملیات مقدماتی ثبت اشکالات و اعتراضاتی نسبت به ملک مورد ثبت به وجود می آید و تا زمانی که این اشکالات بر طرف نگردیده امکان صدور سند وجود نخواهد داشت.یکی از اشکالات ثبتی، اعتراض ثبتی است که معترض باید ظرف ۹۰ روز از تاریخ انتشار اولین آگهی نوبتی اقدام به اعتراض در دایره ثبتی که اقدام به انتشار آگهی کرده بنماید.دایره ثبت مکلف است اعتراض واصله را به دادگاه صلاحیت دار بفرستد تا اقدام به رسیدگی و صدور حکم نماید .بدون صدور حکم از دادگاه اداره ثبت نمی تواند اقدام به صدور سند مالکیت نماید.
بند سوم : وقوع اشتباه در شماره شناسنامه خریدار
شورای عالی ثبت در رای مورخ ۱۵/۷/۱۳۴۴ مقرر می دارد:«چنانچه مشخصات دیگر خریدار از حیث نام، نام خانوادگی ،نام پدر و غیره با مندرجات سند رسمی انتقال مطابقت داشته باشد و اشکال دیگری نباشد دادن سند مالکیت به متقاضی بلااشکال است.»رای صادره راجع به پرونده ای بوده که در آن تاریخ تولد خریدار بجای شماره شناسنامه او ذکر گردیده بود در حالی که این تاریخ با شماره شناسنامه دیگری یکی بوده است.[۴۰]
بند چهارم : سهوقلم در سند انتقال
از جمله اشتباهاتی است که در هر امری قابل تصور است از آن جمله می توان به آرای محاکم دادگستری و ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی اشاره کرد.قانون آیین دادرسی مدنی نیز این امر را مورد پذیرش قرارداده و قضات محاکم را با رعایت شرایط مندرج در قانون موظف به تصحیح حکم خود کرده است.حتی تسلیم حکم بدون رای تصحیحی را نیز ممنوع اعلام کرده است. ادارات ثبت نیز به دلیل ازدیاد کاری و عدم دقت مامورین خود دچار اشتباهاتی در اسناد تنظیمی می شوند که بنا بر نظر هیات نظارت روسای ادارات ثبت موظف به تصحیح حکم می باشند.(ماده ۱۲ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی ).
به عنوان مثال در صورتی که متعاملین شرطی موافقت کنند که به حدود واقعی زمین مورد انتقال ،سند مالکیت خریدار صادر شود تصحیح اشتباه بی اشکال خواهد بود والا چون سند انتقال با حدود ۴۴۰ فرعی است که سند مالکیت آن قبلاً به دیگری صادر شده است اختلاف باید از طریق مراجعه به دادگاه صلاحیت دار رفع گردد.[۴۱]
بند پنجم : فضولی بودن معامله
از جمله مواردی است که نیاز به حکم دادگاه دارد و تا زمانی که حکم قطعی دادگاه در این باره صادر نگردیده است صدور سند مالکیت ممکن نخواهد بود.زیرا تقاضای ثبت از اشخاصی پذیرفته می شود که مالک قانونی ملک باشند یا اگر مالک نیستند و فقط ملک تحت تصرف آنهاست از سوی مالک ماذون در این امر باشند.پس هرگاه شخصی تحت عنوان فضول ادعایی نسبت به ملک مورد ثبت داشته باشد ابتدا باید به موجب حکم قطعی دادگاه مالکیت مال مشخص شود تا پس از آن اداره ثبت اقدام به ثبت ملک به عنوان فضول نماید(به نام کسی که به حکم دادگاه محق تشخیص داده شود).[۴۲]
بند ششم :معاملات معارض
از دیگر مواردی است که بنا به رای مورخ ۱/۴/۱۳۴۷ شورای عالی ثبت تا زمانی که رفع تعارض در دادگاه به عمل نیامده صدور سند مالکیت ممکن نخواهد بود و تا صدور حکم قطعی از دادگاه در این مورد از صدور سند مالکیت خودداری خواهد شد.[۴۳]
بند هفتم : شک در عمل به وصایا
ممکن است در صدور سند مالکیت این شک پدید آید که وصایایی قبلاً به عمل آمده باشد و ورثه موصی درخواست صدور سند مالکیت جدید می کنند حال آنکه اداره ثبت نمی داند که آیا ورثه عمل به وصایا کرده اند آیا سزاوار گرفتن سند مالکیت املاک مورد ارث به نام خود می باشند یا نه .در این مورد حکم شماره ۳۲۵ مورخ ۲۰ /۲/۱۳۱۸ دیوان عالی کشور می گوید: « صدور سند مالکیت منافاتی با عمل به وصایا تا میزان ثلث ندارد هر چند که متروکات موصی منحصر به همان املاک مورد ارث باشد بشرط اینکه مورد وصیت ، عین املاک نباشد.» علت این امر این است که اگر مورد وصیت ، عین املاک مورد ارث نباشد ممکن است ورثه از اموال خود عمل به وصایت کرده باشند .در این مورد باید اصل را بر صحت اظهارات آنان نهاد زیرا که معارضی ندارند. [۴۴]
ب ـ اشکالات بعد از صدور سند مالکیت
پس از اتمام عملیات مقدماتی ثبت ، ملک در دفتر املاک ثبت شده و سند مالکیت مطابق دفتر املاک داده می شود. ماده ۲۲ قانون ثبت مقرر می دارد : همین که ملکی مطابق قانون دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده مالک خواهد شناخت.» بعد از اجرای قانون فوق الذکر این فکر در محاکم رواج یافت که با وجود ماده ۲۲ قانون ثبت نسبت به املاکی که در دفتر املاک ثبت گردیده هیچ گونه دعوایی در محاکم پذیرفته نخواهد شد و از آنجا که در ماده مزبور قید گردیده که ، دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده مالک خواهد شناخت تصور می رود که محاکم نیز نسبت به چنین املاکی اگر مورد دعوا واقع شود نمی توانند رسیدگی کنند و مکلفند دارنده را مالک بلا منازع بدانند.
در سالهای اول بعد از تصویب قانون فعلی ثبت اسناد وزارت دادگستری بخشنامه هایی راجع به سند مالکیت صادر کرد که به موجب آن محاکم مجاز به پذیرش دعوی علیه دارنده سند مالکیت نبودند. وجود این بخشنامه و طرفداری دستگاه اداری وزارت دادگستری از فکر عدم استماع دعوی در مقابل سند مالکیت هم در پیدا نشدن عقیده مخالف اثر زیادی داشته است . طرفداران عقیده فوق هیچ حقی برای کسانی که دچار غبن فاحش در معامله شده اند یا کسانی که به اکراه اقدام به انجام معامله کرده اند قائل نشده و با توسل به ماده ۲۲ قانون ثبت هر گونه اقامه دعوایی را علیه دارنده سند مالکیت رد می کردند و غیر قابل پذیرش می دانستند. در حال حاضر این نظریه تا حد زیادی تعدیل گردیده است که هر یک را به صورت جداگانه توضیح خواهیم داد.
بنداول ـ غبن
خیارات از جمله اقداماتی است که قانونگذار پیش ببینی کرده است تا متعاملین با توسل به آن عقود لازم را بر هم بزنند .خیار غبن یکی از همین خیارات است و در اصطلاح حقوقی عبارت است از زیانی که در اثر عدم تعادل بین عوض معامله و ارزشی که مورد معامله واقعاً دارا بوده ، به میزان فاحش [۴۵]به طرف معامله یعنی مغبون وارد شده است.[۴۶] ماده ۴۱۶ قانون مدنی نیز مقرر می دارد:« هر یک از متعاملین که در معامله غبن فاحش داشته باشد بعد از علم به غبن می تواند معامله را فسخ کند. »
با توجه به قانون مدنی انتقال اموال غیر منقول دارای سند مالکیت از این قاعده مستثنی نمی با شد. هرگاه بایع و خریدار در انعقاد عقد دچار غبن فاحش شده باشند به موجب ماده ۴۱۶ قانون مدنی حق فسخ معامله را خواهند داشت حتی اگر این عقد منجر به صدور سند مالکیت به نام خریدار شده باشد.
عده ای از حقوقدانان [۴۷]قائل به عدم پذیرش غبن و عدم پذیرش دعاوی راجع به سند مالکیت در محاکم دادگستری می باشند .آنها با توسل به ماده ۲۲ قانون ثبت کسی را مالک می دانند که ملک در دفتر املاک به نام او ثبت گردیده است.و نظر به اینکه به موجب مقررات همین ماده پس از ثبت سند انتقال تجدید می گردد و پذیرفتن دعوی غبن علاوه بر اینکه با مالکیت مشتری منافات دارد لطمه بزرگی به اعتبار اسناد رسمی و سند مالکیت وارد می آورد .آنها معتقدند قبول دعاوی بر علیه دارندگان سند مالکیت موجب تزلزل معاملات خواهد گردید و مصلحت جامعه اقتضا دارد اگر هم از اشخاص قلیلی فوت حق گردد در مقابل منافع اکثریت حفظ خواهد شد. این گروه بیشتر استدلال خود را متکی به رعایت مصلحت جامعه می کنند تا موازین قضایی و منطقی.
این در حالی است که آنچه از قانون استنباط می گردد اینکه ،ادعای غبن از طرف فروشنده منافاتی با مالکیت خریدار ندارد.در نتیجه عقد بیع مشتری مالک مببیع شده است و چون او در این صورت مالک است فروشنده خیاری دارد که قانون حق اعمال آن را به او داده و این خیار باید در مقابل مالک اعمال گردد که بعد از عقد مشتری است و اگر غبن ثابت گردد حق مالکیت نسبت به آن مورد معامله به فروشنده بر می گردد و اگر ثابت نشد مالکیت خریدار استقرار خواهد داشت.
خیار غبن حقی است که بعد از معاملات قانون به متعاملین با شرایط خاصی داده و هر کسی این حق را به خودی خود بعد از معامله به کیفیت و شروطی که قانون مقرر داشته دارا می شود مگر اینکه آن را ضمن عقد ساقط کرده باشد. بنابراین در مواردی که این حق اسقاط نشده است هیچ جهتی ندارد که مقررات قانون مدنی در مورد معامات را در مورد املاکی که در دفتر املاک ثیت شده معتبر و مجری ندانیم. ماده ۲۲ قانون ثبت نیز به هیچ وجه دلالت ندارد به اینکه با صدور سند مالکیت کلیه خیارات و حقوقی که به موجب قانون برای اشخاص وجود دارد منسوخ و ملغی است و اگر چنین منظوری بود مسلماً در قانون بایستی تصریح شده باشد.همان طوری که در ماده ۴۸ قانون ثبت اسناد صراحت دارد اسنادی که طبق ماده ۴۶ و۴۷ قانون ثبت به ثبت نرسیده باشد در هیچ یک از محاکم و ادارات پذیرفته نخواهد شد.هرگاه مقصود از ماده ۲۲ قانون ثبت این بود که دعاوی راجع به اسناد مالکیت مسموع نباشد یا محاکم از رسیدگی ممنوع باشند مسلماً امری بدین اهمیت را نیز قید می نمود.
نکته قابل توجه این نکته است که موافقین عدم پذیرش دعوی علیه دارنده سند مالکیت فقط می تواند معتقد به عدم قبول دعوای فروشنده بر مشتری باشد والا نمی توانند بگویند که مشتری هر وقت خواست ادعای غبن کند نمی تواند زیرا فروشنده که سند ندارد و سند از او به مشتری منتقل گردیده است بنابر این، بنابر قول موافقین به این نتیجه می رسیم که فروشنده بتواند و همین بهترین دلیلی است که عقیده موافقین مبنای منطقی و قضایی ندارد و هیچ جهتی که پایه عقلائی داشته باشد برای این ترجیح و تبعیض نمی توان قائل شد و از ماده ۲۲ قانون ثبت نیز به هیچ وجه محرومیت یک طرف و حقانیت طرف دیگر استفاده نمی شود.[۴۸]
نکته: در صورتی که خیار غبن به میزان فاحش هنگام عقد ، ساقط شود و پس از معامله معلوم شود که غبن افحش بوده ، مغبون حق فسخ معامله را خواهد داشت و به این دلیل در دفاتر اسناد رسمی هنگام ثبت معاملات به منظور مسدود کردن هرگونه راهی جهت فسخ معامله به روش گذشته قید می شود که با اسقاط کافه خیارات ولو خیار غبن فاحشا کان او افحش. [۴۹]
بند دوم ـ اکراه
از دیگر مسائلی است که طبق نظر موافقین عدم پذیرش دعوی در مقابل سند مالکیت ،امکان طرح دعوا به استناد اکراه در محاکم وجود ندارد.
در مقابل مخالفین با توجه به مواد قانون ثبت که طرز جریان تقاضای ثبت را بیان می کند معلوم می گردد که ماده ۲۲ قانون ثبت فقط ناظر به مواردی است که مطابق قانون جریان ثبت ملک تمام شده باشد و پس از ختم مدت اعتراض، ثبت در دفتر املاک می گردد .نسبت به چنین املاکی به مناسبت رعایت تمام تشریفات قانونی دیگر اعتراضی نمی توان پذیرفت و کسی که بنام او ثبت شده مالک شناخته می شود.
امادر مورد انتقال اگر همین نظر را اتخاذ کنیم اولاًـ مسلم است که منظور از انتقال ، انتقالی است که مطابق قانون صورت گرفته باشد و انتقال غیر صحیح منظور نظر قانون نخواهد بود. ثانیاًـ لازم می آید که هنوز انتقالی واقع نشده یا در صورت وقوع انتقال فاسد ، قانون حکم به صحت آن کند و برای انتقال فاسد آثار قانونی قائل گردد که چنین تصوری مبنای عقلائی نمی تواند داشته باشد.
رجوع به محاکم برای احقاق حق اشخاص است و اگر بخواهیم این حق را از اشخاص سلب کنیم در برابر قوه اداری حقوق افراد ضامن نخواهد داشت .چه صدور سند مالکیت بیش از یک امر اداری نیست و منشاء اعتبار هر سند مالکیتی مطابقت آن با قانون است که در ماده ۲۲ قانون ثبت ذکر گردیده است .علی هذا برای اینکه معلوم گردد صدور سند مالکیت مطابق با قانون است مرجعی باید بتواند آن را مورد رسیدگی قرار دهد که این مرجع فقط محکمه خواهد بود.
صدور سند مالکیت به نام خریدار جدید یا منتقل الیه عملی است اداری و ثبت ملک در دفتر به خودی خود منشا مالکیت یا حق نیست بلکه ثبت مزبور اشاره ایست از وقوع معامله یا انتقال . بنابر این هرگاه اصل معامله یا انتقال صحیح نباشد بدیهی است خلاصه آن نیز اعتبار نخواهد داشت .علی هذا هیچ جهت قانونی و عقلائی نمی توان فرض نمود در موردی که نسبت به صحت معامله یا انتقال ایراد می شود از قبیل معامله متوقف، مجنون یا مکره محکمه نتواند رسیدگی کند.[۵۰]

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت tinoz.ir مراجعه کنید.

بخش دوم:

شرایط صدور سند برای اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی

فصل اول: شرایط صدور سند رسمی
به گزارش خبرنگار مهر ،خرداد ماه سال ۱۳۸۹ بود که سید مرتضی بختیاری وزیر دادگستری دولت دهم اعلام کرد قولنامه ها باید از چرخه معاملات حذف شوند چرا که بیشتر دعاوی حقوقی در دادگاه ها مربوط به همین قولنامه ها است .در همان تاریخ عبدالعلی کوهی معاون وزیر دادگستری اعلام کرد لایحه تعیین تکلیف اراضی قولنامه ای از طرف دولت به مجلس ارائه شده است تا پرونده خانه های قولنامه ای از صفحه قوانین نانوشته حذف شود هم چنین از بهره برداری های غیر مجاز در منابع طبیعی جلوگیری کند.
انتشار متن این قانون در دی ماه سال ۱۳۹۰ نشان داد : چالش نداشتن سند محضری ، تعداد قابل توجهی از مالکان انواع ملک شامل زمین و ساختمان و به خصوص آپارتمانهای مسکونی را درگیر کرده است .این گروه از مالکان طی این مدت در انتظار اجرای این قانون بودند اما مراجع قضایی حوزه ثبت اسناد اجرای این قانون را منوط به تدوین آیین نامه اجرایی آن کرده بودند.آیین نامه اجرایی قانون تعیین تکلیف املاک فاقد سند ۲۵ تیر ماه با امضای رئیس قوه قضائیه به رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ابلاغ شد و این سازمان نیز هم اکنون اجرای مفاد قانون را برای ادارات ثبت اسناد تمام استانها لازم الاجرا کرده است؛ طوری که با ابلاغ این آیین نامه بخش قابل توجهی از صاحبان املاک که منتظر اجرای این قانون برای دست یابی به سند رسمی مالکیت بودند می توانند با مراجعه به ادارات ثبت اسناد ، برای ارائه صدور سند مالکیت اقدام کنند ؛ بنابراین هدف از تصویب این قانون و قوانین قبلی صدور سند رسمی برای ساختمانهای مسکونی و زمین های کشاورزی و باغها به استناد اسناد عادی و آسان نمودن روند صدور سند مالکیت برای متصرفانی است که از املاک خود برای مدتی بهره برداری کرده اند، و به واسطه موانعی امکان گرفتن سند برای آنها میسر نشده است.
در حال حاضر دو گروه از مالکان انواع ملک ،زمین و ساختمان بابت نداشتن سند رسمی مالکیت با مشکل مواجهند:
دسته اول: مالکانی هستند که توان برقراری ارتباط با صاحب اولیه سند را ندارند به این معنی که صاحب اولیه فوت کرده یا اینکه مفقودالاثر شده است.
دسته دوم : مالکانی هستند که صاحب اولیه سند به هر دلیلی از انتقال مالکیت طفره می روند.
با ابلاغ آیین نامه قانون جدید این دو گرو ه می توانند در دبیرخانه ای که قرار است با موضوع املاک فاقد سند در ادارات ثبت اسناد استانها تشکیل شود ،تشکیل پرونده بدهند و اسناد و مدارکی را که اثبات می کند منشاء تصرف ملکی آنها قانونی است در اختیاردبیرخانه بگذارند.طبق این آیین نامه ، هیات حل اختلاف در دبیرخانه بعد از دریافت مدارک متقاضیان صدور سند ، آنها را با اطلاعات و سابقه ثبتی ملک مطابقت می دهد و چنانچه ثابت شود متقاضی ، مالک واقعی است و ملک مورد تقاضا مدعی دیگری ندارد سند محضری به نام او صادر خواهد شد.[۵۱]

گفتار اول ـ نحوه ثبت نام
احمد تویسرکانی معاون قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شرط نخست اجرای این قانون را انجام تمام مراحل آن با بهره گرفتن از فناوریهای نوین اعلام کرد .به همین منظور سامانه پذیرش الکترونیکی تقاضاها تهیه شده تا متقاضیان با مراجعه به سایت سازمان به آدرس www.ssaa.ir به راحتی بتوانند تقاضای خود را به واحد ثبتی ارسال کنند ، تاپس از بررسی هیات حل اختلاف موضوع قانون تعیین تکلیف سازمان ثبت ، سند تک برگ ۶ دانگ برای مالکان صادر کنند .متقاضیان دریافت سند تنها می توانند از طریق پایگاه اینترنتی درخواست خود را ثبت و از طریق پیامک و ایمیل پاسخ خود را دریافت کنند و مالکلان در صورت مراجعه حضوری به سازمان ثبت اسناد قادر به ثبت درخواستهایشان نخواهند بود.
این اعلام نظر در حالی است که طبق تبصره ۱ماده ۴ آیین نامه قانون تعیین تکلیف اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی : «متقاضی در صورت تمایل می تواند جهت تکمیل فرم تقاضانامه الکترونیکی و ارائه مدارک مورد نیاز به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه نمایند. دفاتر نیز مکلفند به نمایندگی از متقاضی مطابق ضوابط آیین نامه پس از تکمیل فرم الکترونیکی تقاضا ، نسبت به ارسال مدارک مورد نیاز به هیئت ها اقدام نمایند .»
در این سامانه درخواست افرادی مورد پیگیری قرار می گیرد که بتوانند با وارد کردن مدارک معتبر ـ به سامانه ـ برای ملک مورد نظرشان اثبات کنند که اولاً- منشاء تصرفاتشان قانونی است. ثانیاً- مالک اولیه فوت کرده یا مفقود الاثر می باشد. هم چنین ملک مورد تقاضا باید در بانک اطلاعاتی [۵۲]سازمان ثبت اسناد دارای سابقه ثبتی [۵۳]باشد.
مسولان قضایی حوزه املاک علاوه بر این سه پیش شرط ، شرایط هشت گانه ای [۵۴]را نیز تعیین کرده اند. که در صفحه اول سامانه قبل از آنکه به افراد اجازه ثبت درخواست داده شود تشریح شده است.در قالب این شرایط کسانی که از ماحصل نقل و انتقال ملکی فقط یک سند عادی نصیبشان شده نیز می توانند برای دریافت سند محظری اقدام نمایند.[۵۵]
بر اساس آنچه در قانون تعیین تکلیف املاک فاقد سند پیش بینی شده است :« مالکان زمین یا ساختمانهایی که منشا تصرفات آنها قانونی است ؛ اما سند رسمی محضری برای اثبات ادعایشان ندارند ، می توانند نسخه الکترونیکی – اسکن – کلیه اسناد و مدارک در اختیارشان را وارد این سامانه کنند تا هیات حل اختلاف که در اداره ثبت اسناد هر استان به همین منظور تشکیل شده است ،نسبت به تصمیم گیری برای این املاک اقدام کنند».(ماده ۴ آیین نامه قانون تعیین تکلیف).
دبیرخانه درخواستهای واصل شده را به ترتیب تاریخ وصول بررسی و پس از ممیزی آن و مطابقت مدارک اسکن شده با تصاویر مصدق آن و اخذ گواهی تثبیت موقعیت نقشه ملک در سوابق کاداستر [۵۶]و احراز موضوع مبادرت به ثبت تقاضا نموده و به طریق الکترونیکی شماره پیگیری را به متقاضی اعلام می نماید.در صورتی که تصویر مصدق مدارک مالکیت ظرف مدت ۲۰ روز به دبیرخانه واصل نشود ، دبیرخانه مراتب را به نحو الکترونیکی به متقاضی اخطار و چنانچه ظرف ۲۰ روز مدارک به دبیرخانه تسلیم نشود ، فایل مذکور بایگانی و به مدت سه ماه نگهداری می شود و پس از آن در صورت عدم مراجعه حضوری متقاضی حذف خواهد شد.
چنانچه مدارک مصدق ارسالی ناقص بوده یا با محتوای فایل الکترونیکی ارسالی مغایرتی داشته باشد ، دبیرخانه مراتب نقص یا مغایرت را به نحو الکترونیکی در دو نوبت به فاصله بیست روز به متقاضی اعلام می نماید . متقاضی مکلف است ظرف ۳۰ روز نسبت به رفع نقص اقدام و الا تقاضای وی با نظر هیات رد می شود.(ماده ۵ آیین نامه قانون تعیین تکلیف)
نکته :تهیه نقشه ملک باید توسط کارشناسان نقشه بردار سازمان نظام مهندسی ساختمان یا کارشناس رسمی دادگستری در امور ثبتی و نقشه بردار یا نقشه برداران نظام کاردانی و یا مهندسی مشاور نقشه بردار مورد تایید معاونت نظارت راهبردی رئیس جمهور فایل نقشه ملک مورد تقاضای خود را با مختصات utm تهیه نمایند.
نظر به اینکه متقاضیان درخواست صدور سند مالکیت در اجرای قانون تعیین تکلیف ثبتی اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی به دلیل نبود امکانات لازم جهت تهیه نقشه utm در برخی از شهرها با مشکل مواجه شده اند لذا در راستای تسهیل در امور مراجعین مقرر گردید متقاضیان در موقع ثبت نام ، نقشه ملک مورد تقاضا را تهیه و به وسیله GPS دستی یا گوشی تلفن همراه صرفاً مختصات جغرافیایی تقریبی یک نقطه از وسط ملک را شخصاً یا از طریق اشخاص آشنا به امور نقشه برداری مشخص و اطلاعات حدود اربعه ملک و مشخصات مجاورین و حد فاصل و مختصات نقطه تعیین شده را در قسمت گواهی تعیین مختصات ملک درج نمایند.[۵۷]
این درحالی است که در خصوص نحوه ثبت نام جهت استفاده از مواد ۱۴۷و۱۴۸ اصلاحی قانون ثبت ، متقاضی بایستی درخواست خود را که به صورت فرم چاپی تقاضا نامه بود به انضمام مدارک خرید زمین که عمدتاً به صورت سند عادی خرید زمین بوده در مهلت مقرر قانونی به اداره ثبت اسناد محل وقوع ملک تقدیم و در مقابل قبض رسید دریافت می کردند .قبض رسید در سه نسخه دارای شماره مسلسل می باشد که متصدی دفتر هیات حل اختلاف موضوع مواد ۱۴۷و۱۴۸ اصلاحی قانون ثبت مکلف بوده پس از وصول تقاضا این قبض را تکمیل و پس از قید نام و نام خانوادگی و امضاء ، یک نسخه از آن را به متقاضی تحویل داده و نسخه دوم را ضمیمه پرونده نموده و نسخه سوم را در محل مطمئنی نگهداری نماید.
کلیه درخواستهای واصله به ترتیب وصول در دفتر هیات حل اختلاف ثبت می گردید.در خصوص هیات حل اختلاف در قسمتهای بعدی توضیح داده می شود .
اگرچه به موجب بندهای یک تا شش قانون مذکور(مواد ۱۴۷و۱۴۸ اصلاحی قانون ثبت)دو مرجع مختلف برای رسیدگی به تقاضاها تعیین شده بود که عبارتند از:
الف – رئیس ثبت یا کفیل اداره ثبت
ب – هیات های حل اختلاف
لیکن عموما رسیدگی به تقاضاها در هیات حل اختلاف صورت می پذیرفت و پرونده ها در صورت تعدد هیئت های حل اختلاف به یکی از هیات ها ارجاع می گردید و در هیات مذکور رسیدگی صورت می گرفت.
گفتاردوم ـ مدت اجرای قانون
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پاسخ به اینکه مدت زمان اجرای این طرح چقدر است گفت : یکی از مزیتهای این قانون این است که مدت زمان ندارد و مردم یا مالکان می توانند هر زمان برای اخذ سند مالکیت درخواست الکترونیکی خود را ارائه نمایند.تویسرکانی اظهار داشت : البته هنوز فراخوان عمومی اعلام نکردیم چون باید تمام بسترهای لازم از نظر سخت افزاری و نرم افزاری مهیا شود ولی هم اکنون این کار در ادارت کل ثبتی در حال اجراست و سامانه هم در حال دریافت اطلاعات مالکان می باشد. مالک یا متقاضی باید نقشه کاداستر ملک خود را همراه با تکمیل درخواست صدور سند در سامانه تکمیل و بارگذاری کرده و پس از ارسال منتظر نتیجه هیات تخصصی شود.
عدم تعین سقف زمانی برای رسیدگی به پرونده متقاضیان این احتمال را به دنبال دارد که تراکم درخواستها در سامانه مجازی تازه راه اندازی شده ، کار بررسی درخواست و صدور رای برای مالکان را مشمول مرور زمان کند.[۵۸]
این در حالی است که مواد ۱۴۷و۱۴۸ قانون ثبت از زمان تصویب (سال ۱۳۵۱) تا پایان مدت اجرای آن (سال ۱۳۸۳)بصورت پی در پی با انجام اصلاحاتی از سوی قانونگذار به صورت محدود دچار تغییرات و تحولات گردید به عبارت دیگر به لحاظ مدت زمان اجرا دارای محدودیت بود که شرح آن در فصل اول (پیشینه ثبت )گذشت.
گفتارسوم ـ مشمولین قانون تعیین تکلیف ثبتی اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی