7. 7. 7. فعالیت استفاده‌ی بهینه از دانش: استفاده ی کامل و بهینه‌ی سازمان از دانش موجود در زمانی که فرصت و موقعیت جدیدی برای سازمان به وجود می‌آید، قبل از این که از منابع برون سازمانی استفاده شود. سازمان بر اساس یک شیوه‌ی برنامه ریزی شده، استفاده ی بهینه نموده و از موجود بودن دانش راهبردی و حیاتی و افراد دارای این دانش در سازمان مراقبت می‌کند. در این فرایند، دانش‌هایی که از نظر راهبردی و کاربرد، دیگر بی معنی هستند باید از نظام حذف یا در جایی دیگر انبار شوند که این کار می تواند شامل موارد زیر باشد:
   
   

   

• • دانش‌های ابطال شده انبار نشوند.

• • دانش‌هایی که در حال حاضر بی ارزشند، ولی در آینده احتمال استفاده از آن‌ ها وجود دارد، به صورت دسته بندی، بایگانی شوند. (بوکوویتز و ویلیامز، ۱۹۹۹؛ به نقل از: مقیمی و رمضان، ۱۳۹۰).

شکل شماره ۲-۲. الگوی بوکوویتز و ویلیامز.
۲-۲-۸. اصول مدیریت دانش
داونپورت و پروساک^[۴۵] (۱۹۹۸) اصولی را برای اجرای بهتر و موفق‌تر مدیریت دانش مطرح کرده‌اند که شامل موارد زیر می‌باشد:
مدیریت دانش مستلزم سرمایه گذاری است: دانش یک دارایی است اما اثربخشی آن مستلزم سرمایه گذاری دردارایی های دیگر نیز هست. هم چنین بخش زیادی از فعالیت‌های مدیریت دانش نیازمند سرمایه گذاری هستند. به عنوان مثال آموزش کارکنان فعالیتی است که به سرمایه گذاری نیازمند است.
مدیریت اثر بخش دانش نیازمند پیوند انسان و فن آوری است: انسان و رایانه هرکدام توانایی‌های خاص خود را دارند. رایانه‌ها می‌توانند اطلاعات را سریع پردازش کنند اما قدرت آن‌ ها محدود به داده‌ها و اطلاعات است ولی دانش در ذهن انسان است و فقط در آن جا پردازش می‌شود. از آنجا که دانش مبنی بر داده و اطلاعات است این دو در ارتباط با هم می‌توانند مؤثر باشند، لذا سازمان‌ها برای مدیریت اثر بخش دانش نیازمند راه حل‌هایی هستند که انسان و فن آوری را با هم پیوند بزند.
مدیریت دانش به مدیران دانش نیازمند است: مدیران دانش مدیرانی هستند که می‌توانند دانش‌های نهفته را دریافت و برای آن ارزش و اعتبار لحاظ کنند.
مدیریت دانش به معنی بهبود فرایندهای کار دانشی است: بهبود کار دانشی مستلزم این است که دخالت‌های از بالا به پایین کمترشود. کارکنان باید آزادی عمل و استقلال لازم را در کار خود داشته باشند، تا بتوانند دانش‌های خود را در راستای حل مسائل و تصمیم گیری به کار گیرند.
دستیابی به دانش، تنها شروع کار است: دستیابی به دانش مهم است اما موفقیت مدیریت دانش با آن، تضمین نمی‌شود. دانش را باید به کار گرفت و در فرایندهای سازمانی وارد کرد به گونه‌ای که منجر به بهبود عملکرد سازمانی شود. برای موفقیت این امر نیز باید انگیزه‌های لازم را در افراد ایجاد کرد.
رهبری ضروری است: فردی از میان مدیران ارشد باید مسئول فعالیت در زمینه مدیریت دانش باشد: این مدیر اغلب “کارشناس ارشد دانش” نامیده می‌شود به شرطی که وظیفه‌اش دربرگیرنده‌ی همه‌ی افراد باشد، در غیر این صورت کارشناس ارشد اطلاعات یا دیگر مدیران ارشد ممکن است این مسئولیت را به عنوان مسئولیت اضافی قبول کنند، صرف نظر از اینکه چه کسی این نقش را می‌پذیرد، مدیریت دانش موجب استفاده از تمام قابلیت‌های کارکنان درهمه ی سطوح سازمان می‌شود.
مدیرت دانش ثمر بخش است: فواید بالقوه‌ مدیریت دانش بسیار گسترده است و به طور بالقوه می‌تواند برای هر نوع کسب و کاری مفید باشد، به ویژه برای آن دسته از کسب و کارها که در حوزه‌ی فن آوری اطلاعات و متانع خدماتی هستند. یک مدیر ارشد، از اجرای مدیریت دانش در یک سازمان چه توقعی می‌تواند داشته باشد؟ در شرایط مطلوب، مدیریت دانش، کاهش هزینه‌ها، بهبود خدمات، افزایش کارایی و حفظ سرمایه‌های فکری را تضمین می‌کند.
مدیریت دانش نیازمند آموزش است: آموزش مدیران وکارکنان برای اجرای مناسب در هر مرحله از فرایند مدیریت دانش حیاتی است. کارکنان و مدیران مجبور هستند برای تمرکز بر فرایندهای عمومی مربوط به مدیریت دانش، آموزش ببینند حتی زمانی که آن‌ ها در حال مشارکت برای حل مشکلات ویژه‌ای هستند، به منظور موفقیت برنامه‌ی مدیریت دانش سرمایه گذاری اساسی در آموزش مدیریت و کارکنان مورد نیاز می‌باشد.
انتظارات باید مدیریت شود: اجرای برنامه ی مدیریت دانش مستلزم تغییرات اساسی در چگونگی تعاملات، ارتباطات و دستورات بین کارکنان و مدیران و چگونگی انجام آن می‌باشد. مسئولیت‌ها و جهت گیری‌های مدیریت تغییر پیدا می‌کند تا نیازهای مدیریت دانش سازمان را برآورده کند و کارکنان و مدیریت باید برای این تغییر آماده باشند.
مدیریت دانش یک فرایند است نه یک محصول: مدیریت دانش فرایندی پویا و پیوسته درحال تکوین و تکامل است. معمولأ فعالیت‌های مدیریت دانش دریک سازمان پیشرفته شامل به دست آوردن دانش از مشتریان، کسب درآمدهای جدید از دانش موجود، اخذ دانش از کارکنان برای استفاده‌ی دوباره در فرایند و الگو برداری از برنامه‌های موفق مدیریت دانش می‌باشد.
مدیریت دانش زمان بر است: زمان اجرای واقعی برای ایجاد سیستم عملی مدیریت دانش ممکن است از چند ماه تا چند سال طول بکشد که به تحلیل و پیچیدگی فرایندها، اندازه شرکت و تعداد مدیران و کارکنان درگیر در فرایند بستگی دارد. حتی غالب چالش‌های مربوط به سیستم فن آوری در اجرای مدیریت دانش، سرعت تغییر فرهنگ سازمان‌ها و عدم دسترسی به منابع، عوامل بسیار محدودکننده‌ای در این رابطه محسوب می‌شوند. (به نقل ازناظم، قائدمحمدی و شکری،۱۳۸۹).
در کل اجرای موفق مدیریت دانش به تعهد دراز مدت از جانب مدیران ارشد، رهبری که محافظ فرهنگ سازمان باشد، کارکنان و مدیران متعهد و آموزش دیده و بالاخره به استفاده ی مناسب از فن آوری اطلاعات نیاز دارد. هم چنین اصول مدیریت دانش حاکی از آن است که مدیریت دانش، خود به خود در سازمان‌ها پا نمی‌گیرد و زمینه و مهارت‌های خاصی را می‌طلبد. بعضی از سازمان‌ها ممکن است وظیفه‌ی اجرای مدیریت دانش را به بخشی از مدیران یا کارکنان خود تفویض کنند. تجارب نشان داده است که تنها سازمان‌هایی موفق بوده‌اند که سطوح مختلف سازمانی خود را در این امر درگیر کرده‌اند. (فاتحی، ۱۳۹۰).
۲-۲-۹. عوامل موفقیت یا شکست مدیریت دانش
اجرای موفق مدیریت دانش در سازمان، مستلزم فراهم سازی بسترهای فکری، مهارتی و علمی خاصی است. نظریه پردازان، عوامل مختلفی را در زمینه‌ی موفقیت مدیریت دانش برشمرده اندکه از جمله ی این عوامل می‌توان به فرهنگ سازمانی (افراد، اعتماد، اشتراک)، ترویج فرهنگ پست الکترونیک، حمایت مدیران عالی، رهبری آگاه و تأثیر گذار، ترکیب کردن وظایف دانش با وظایف روزانه، زیرساخت‌های فنی، آموزش و یادگیری و … اشاره نمود. (سنجقی و جنیدی جعفری، ۱۳۸۶).
۲-۲-۱۰. عوامل حیاتی موفقیت مدیریت دانش از دیدگاه بوکویتز و ویلیامز
بوکویتز و ویلیامز^[۴۶]، عواملی که می‌توانند به فرایندهای مدیریت دانش کمک نموده (یا مانع آن شود) را با عنوان “تواناسازها” نام برده که شامل، راهبرد و رهبری، فرهنگ، ارزیابی (سنجش) و فن آوری می‌شود. چارچوب مدیریت دانش و ارتباط میان فرایندهای کلیدی مدیریت دانش و تواناسازها از دیدگاه بوکویتز و ویلیامز در فالب شکل زیر نشان داده شده است:
شکل شماره ۲-۳. ارتباط فرایندهای مدیریت دانش وتواناسازها از دیدگاه بوکویتز و ویلیامز.
هم چنین بوکویتز و ویلیامز^[۴۷] برخی از عوامل حیاتی جهت موفقیت مدیریت دانش را از دیدگاه دانشمندان مختلف جمع بندی نموده‌اند:
جدول شماره ۲-۳. عوامل حیاتی موفقیت مدیریت دانش از دیدگاه دانشمندان مختلف