وقتی اهداف برای سازمانها تعیین گردید وتمهیداتی جهت اجرای انها به عمل امد انتظار این است که سازمان به اهداف خود دست یابد و در هنگام اجرای برنامه ها این اطمینان وجود داشته باشدکه حرکت سازمان در مسیری درست صورت می گیرد و برنامه ها دقیق اجرا می شوند. جهت دستیابی به این اطمینان که اهداف به صورت دقیق اجرا می شوند، حاصل فرایندی است که ان را نظارت و کنترل می نامند.
تعاریف متعدد وگوناگونی از نظارت و کنترل به عمل امده است که در ادامه به چند مورد از ان اشاره شده است:
تعریفی که استیفن رابینز از نظارت وکنترل دارد:

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت tinoz.ir مراجعه کنید.
 

فرایندتحت نظر قراردادن فعالیتها، به منظور حصول اطمینان از اینکه انها همانگونه که برنامه ریزی شده اند، انجام می شوند واصلاح انحرافات قابل ملاحظه و مهم(اقاپیروز وهمکاران،۱۳۸۴،ص ۲۶۶).
 

تعریفی اقای رابرت ماکلر از نظارت و کنترل داشته است که در ان تمام عناصر و اجزای اصلی فرایند نظارت و کنترل نشان داده شده است:

مدیریت کنترل، تلاشی است سیستماتیک و نظام وار برای تعیین استانداردهای عمللکرد برای اهداف برنامه ریزی شده، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسهء عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده، مشخص کردن اینکه ایا انحرافاتی وجود دارد یا نه وتعیین میزان اهمیت انها، وانجام اقدامات اصلاحی برای حصول اطمینان از اینکه همه منابع شرکت، به شیوه ای بسیار موثر و با حداکثرکارایی ممکن، در جهت دست یابی به اهداف شرکت مورد استفاده قرار گرفته است. (Stoner & freeman, 1992, p600)
 

تعریفی که اقای دکتر صادق پور از کنترل ارائه نموده است:

کنترل فعالیتی است که ضمن ان عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت اختلاف و انحراف بین انچه باید باشد وانچه هست، نسبت به رفع واصلاح انها اقدام می شود(صادق پور، ۱۳۵۳، ص ۱۵۹).
 

استونر در تعریف کنترل چنین می گوید:

مدیریت کنترل فرایندی است جهت حصول اطمینان از اینکه فعالیتهای انجام شده با فعالیتهای برنامه ریزی شده مطابقت دارد یاخیر(رضائیان، ۱۳۶۹، ص ۵۵۸).
 

۲-۱-۴ انواع دیدگاه های طرح ریزی سیستم کنترل:
عموما سه نوع دیدگاه متفاوت برای طرح ریزی سیستم کنترل وجود دارد که عبارتنداز: کنترل اقتصادی، کنترل اداری و کنترل فرهنگی.

کنترل اقتصادی[۳]:
 

دیدگاهی است که بر کاربرد مکانیسم های خارجی بازار تاکید می نماید. کنترل ها در مورد معیارهایی چون رقابت قیمتها یا سهم بازار اعمال می شوند. سازمان هایی که این دیدگاه را دارند عموما انهایی هستند که دارای محصولات و خدماتی کاملا ویژه و جدا گانه هستند و در شرایط رقابت کامل قرار دارند. در چنین شرایطی، بخش های مختلف سازمان نوعا به مراکزی سود اور تبدیل شده و با درصد سهمی که هر یک در سود کل شرکت دارند، ارزیابی می شوند.

کنترل اداری[۴]:
 

دومین دیدگاه، کنترل اداری نام دارد و بر قدرت رسمی تاکید و بر ایین نامه های اداری، مقررات، دستورالعمل ها و سیاستها متکی است. این نوع کنترل بر مبنای استاندارد فعالیتها، شرح کامل وظایف برای هدایت رفتار اداری کارمند و سایر مکانیسم های اداری – مثل بودجه – صورت می گیرد تا این اطمینان به دست اید که اعضای سازمان دارای رفتارهای مناسب شغلی هستند و به استانداردهای عملکردی مورد نظر دست می یابند.

کنترل فرهنگی[۵]:
 

این دیدگاه به سیستم های برنامه ریزی شده کنترل اشاره دارد که در ان رفتارهای کارمند با توجه به ارزش های مشترک، هنجارها، سنت ها، شعائر، باورها، و جنبه های دیگر فرهنگ سازمانی تنظیم می شود. در مقایسه با کنترل اداری _ که در ان کنترل بر پایه مکانیسم دشوار سلسله مراتب قرار دارد _ کنترل فرهنگی مبتنی بر فرد و گروه (فرهنگ) است تا رفتارهای کاری مناسب و مورد انتظار و نیز معیارهای عملکرد را معین کند. کنترل فرهنگی نوعا در سازمان هایی یافت می شود که در انها تیم ها کاربرد گسترده داشته و تکنولوژی مدام در حال دگرگونی است(رابینز و سنزو، ۱۳۸۵، ۴۰۰- ۴۰۱).
۲-۱-۵ تفاوت نظارت و کنترل:
اصطلاحات نظارت و کنترل معمولا به صورت مترادف و هم معنی به کار می روند، ولی در واقع این دو اصطلاح دارای معانی متفاوتی هستند ولی کاملا به هم مربوط و وابسته اند. نظارت و کنترل یعنی بازدید و مراقبت از طرز پیشرفت اجرای عملیات در مقایسه با وضع مطلوب و به دنبال ان تغییر عملیات به منظور جلوگیری از انحراف در تحقق اهداف پیش بینی شده سازمان می باشد.
تعریف فوق از دو قسمت تشکیل شده است: قسمت اول کسب اطلاعات از طریق مشاهده و بررسی وضع موجود و تعیین پیشرفت کارها در مقایسه با وضع مطلوب است که نظارت نامیده می شود و قسمت دوم یعنی کنترل به منظور باز گردانیدن سیستم اجرایی به شکل درست و مطلوب ان از طریق انجام کارهای اصلاح کننده می باشد که یک فرایند اجرایی و عملیاتی می باشد.
در واقع نظارت مقدم بر کنترل می باشد زیرا نظارت یک امر مشاهده ای و تحقیقی است و اگر در یافتن انحرافات جریان عملیاتی سازمان موردی دیده نشود نیازی به کنترل نخواهد بود. و کنترل فرایندی عملیاتی و اجرایی برای بازگشت به استانداردهای از پیش تعیین شده است.
۲-۱-۶ اهمیت نظارت و کنترل:
یکی از وظایف مهم مدیریت هر سازمانی، نظارت وکنترل است. از طریق وظایف مدیریت که همانا، برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری، نظارت و کنترل است مدیران اهدافی را برای سازمان خود در نظر گرفته و انها را اجرا می نمایند. پس از اجرا مدیران تمایل دارند بدانند که ایا به اهداف تعیین شده نایل شده اند یا خیر؟ تا در صورت تخطی از انجام عملیات توان اصلاح انها را داشته باشند. در حقیقت انجام سایر وظایف مدیریت به نحو کارا و اثربخش تابع نظارت و کنترل است. چنانچه سیستم نظارتی قابل اعتماد باشد، می تواند در راستای اهداف سازمان تمامی نواقص و انحرافات صورت گرفته در سایر وظایف و عناصر سیستم را شناسایی و بر طرف نماید. در مقابل اگر سازمان فاقد سیستم نظارت و کنترلی دقیق باشد، به واسطه ی عدم استفاده کارمد و اثربخش از منابع نمی تواند پاسخگوی نیازهای مشتریانش باشد و به اهداف خود نائل گردد.
شاید مهم ترین مساله ای که وجود کنترل را ضروری می سازد، ان باشد که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی در سازمان همواره با درصدی خطا توام اند و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات، نظارت و کنترل تنها راه چاره است.
البته تاکید برضرورت وجود نظارت و کنترل و سفارش به داشتن یک نظام قوی و دقیق، به معنای توصیه به نداشتن اعتماد به کارکنان نیست، بلکه دریک عبارت کوتاه می توان گفت: اعتماد در سازمان خوب است، ولی نظارت لازم است؛ یعنی هم باید به کارکنان سازمان اعتماد کرد و کارها را به انها واگذار نمود و هم نسبت به عملکرد انها نظارت و کنترل مناسبی انجام داد و این دو، هیچ تضاد و منافاتی باهم ندارند؛ چراکه نظارت و کنترل، تنها جستجو و تکاپو برای دست یابی به نقاط ضعف وکاستی های کارکنان و برنامه های سازمان نیست بلکه در نظارت صحیح و اصولی، هم باید به دنبال یافتن نقاط قوت برنامه ها و توانایی های افراد بود، و هم در پی یافتن نقاط ضعف برنامه ها وکاستیهای کارکنان سازمان؛ زیرا شناخت نقاط مثبت و استعدادها و توانایی های سازمان با توجه به توانایی های شناخته شدهء افراد، می توانند تصمیمات معقول و صحیح تری در مورد کارکنان سازمان و نقش های سازمانی انها بگیرند؛ این مسئله، هم کارایی و موفقیت سازمان را به دنبال خواهد داشت و هم به رشد و تکامل پیشرفت کارکنان سازمان کمک خواهد کرد(اقاپیروز،همکاران،۱۳۸۴،ص ۲۶۴).
امر نظارت و کنترل در امور لازم و ضروریست زیرا که هر سیستم یا نظامی که ساخته دست بشر باشد اگر کنترل نشود دیر یا زود متلاشی می شود. هدف نهایی هرنظام نظارت و کنترل بالا بردن سطح کارایی و ایجاد انگیزه در کارکنان و به طبع ان افزایش تولید و ارائه خدمات بهینه به مشتریان می باشد.
۲-۱-۷ انواع نظارت وکنترل:
کنترل پیش از عمل[۶]:
این نوع کنترل ها ماهیتاً مانع بروز انحرافات می شوند. کنترل های مذکور به گونه ای طرح ریزی می شوند که از وقوع انحرافاتی که بعدا ممکن است به وجود اید جلوگیری کنند(سلطانی، کشاورز، ۱۳۸۳،ص ۸۳). به طور کلی این نوع کنترل هنگامی موثر است که مدیر قادر به کسب به موقع و دقیق اطلاعات باشد و از تغییرات محیطی و پیشرفت طرحها در جهت نیل به اهداف مطلوب اگاهی داشته باشد. در این نوع کنترل به سبب عدم برنامه ریزی صحیح و فقدان منابع کافی گاهی انحرافاتی پدید می اید (رضائیان ، ۱۳۶۹،ص ۴۳). بودجه مالی متداولترین عامل کنترل پیش از عمل است.
کنترل در حین انجام عملیات[۷]:
ویژگی اساسی این نوع کنترل توانایی اقدام اصلاحی در حین انجام عملیات یعنی قبل از بروز انحرافات است(سلطانی وکشاورز،۱۳۸۳،ص ۸۳).
به عبارت دیگر این نوع کنترل، موانع و مشکلات را قبل از وقوع پیش بینی می کند و انجام اصلاحات را ممکن می سازد(الوانی،۱۳۸۸،ص ۱۲۱).
کنترل تفکیکی یا (بلی_خیر)[۸]:
کنترل بلی _خیر یا رفتن یا نرفتن فرایندی است که بدان وسیله جنبه های خاصی از اقدامی که باید تصویب شود یا شرایط خاصی که پیش از ادامه کار باید تائید گردد مشخص خواهد شد. در حال حاضر تعداد زیادی از سازمانها مثل تویوتا یا فورد به کارگران خط تولید، مدیران و سرپرستان اختیار می دهند تا تولیدات را کنترل کنند و این اختیارات را به انان تفویض می کنند(استونر وفریمن ،۱۳۷۵ ،ص ۱۲۶۶).
کنترل بعد از انجام عملیات[۹]:
کنترل بعد از انجام عملیات، نتایج اقدامات انجام شده را ارزیابی می کند. نتایج فعالیت تکمیل شده با استانداردهای معین تطبیق داده می شود چنانچه انحرافی وجود داشته باشد اقدامات اصلاحی برای بهبود عملیات اینده، انجام می گیرد. این نوع کنترل، بازخور نیز نامیده می شود(سلطانی و کشاورز، ۱۳۸۳،ص ۸۳).
۲-۱-۸ فرایندهای نظارت و کنترل:

تعیین استاندارد عملکرد، ۲) تعیین شیوه‌ای برای اندازه گیری عملکردجاری، ۳) مقایسه عملکرد با استاندارهای مشخص، ۴) انجام اقدامات اصلاحی درصورت مشاهده انحراف(فرج وند،۱۳۸۶،ص ۱۶).
 

اینک به توضیح هرکدام از اجزاء فرایندهای نظارت وکنترل می پردازیم:
تعیین استانداردهای عملکرد: دراین مرحله مدیریت باید اهداف و نتایجی راکه از اجرای برنامه انتظار دارد مشخص سازد. در صورتی که استانداردها به درستی مشخص نشوند امر نظارت و کنترل دچار مشکل خواهد شد. زیرا ملاک مشخصی برای مقایسه نتایج عملیات وجود نخواهد داشت.
تعیین شیوه‌ای برای اندازه گیری عملکرد جاری: مانند سایر جنبه های کنترل این یک فرایند مستمر دائمی و تکراری است که تکرار سنجش یا دفعات اندازه گیری به نوع فعالیت مورد نظر بستگی دارد(استونر،۱۳۷۵،ص ۱۲۵۸). در صورتی که عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه شود، حدود انحراف مشخص می شود. بدیهی است که اندازه گیری عملکرد باید به گونه ای روشن گردد و قابل تشخیص باشد(رضائیان،۱۳۶۹،ص ۲۴).
مقایسه عملکرد با استاندارهای مشخص: در این مرحله باید نتایج بدست امده را به هدفهای مورد نظر یا استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه کرد. اگر با استانداردها مطابقت نماید، همچنین می اندیشد که همه چیز تحت کنترل است. در این صورت نباید در فعالیتهای سازمان هیچ نوع اقدام موثر یا دخالتی بنماید(استونر وفریمن،۱۳۷۵،ص ۱۲۵۹).
انجام اقدامات اصلاحی درصورت مشاهده انحراف: اگر عملکرد کمتر از استانداردهای تعیین شده باشد و تجزیه تحلیل امور نشان دهد که باید دست به اقدامی زد، این مرحله الزامی می گردد. یعنی باید اقدام اصلاحی را به عمل اورد. امکان دارد اقدام اصلاحی مستلزم تغییر در یک یا چند فعالیت سازمان باشد و یاشرکت مجبور باشد که در استانداردهای از پیش تعیین شده تجدید نظر نماید(استونروفریمن،۱۳۷۵،ص ۱۲۵۹).
۲-۱-۹ چه چیزهای در سازمان باید نظارت شود:

افراد
 

همانگونه که در تعریف مدیریت اورده شده، مدیریت یعنی انجام کار همراه و به وسیلهء دیگران. انچه موجب موفقیت مدیران می شود، پیروان خوب است. بنابراین مدیران باید از عملکرد کارکنانشان اطمینان حاصل کنند که عملکردشان جهت تحقق اهداف سازمانی باشد. بهترین روش برای کسب اطمینان، اعمال سرپرستی مستقیم، نظارت بر فعالیتهایشان و ارزیابی عملکرد انان است.

منابع مالی
 

نخستین هدف هر موسسه ی تجاری سود اوری است. برای حصول به این هدف مدیران نظارتهای مالی را اعمال می کنند. مدیران از راهکارهای کنترل مالی استفاده می کنند که هزینه هایشان را کاهش دهند، کنترل نمایند و بهترین و کاراترین استفاده از منابع مالی را امکان پذیر سازند.

عملیات