مطابق ماده ۹۵۸ ق.م «هر انسان متمتع از حقوق مدنی خواهد بود لیکن هیچ‌کس نمی‌تواند حقوق خود را اجرا کند مگر اینکه برای این امر اهلیت قانونی داشته باشد».
ماده ۱۲۱۰ ق.م بلوغ را اماره رشد قرار داده و خلاف آن را محتاج اثبات دانسته است، یعنی صغار پس از رسیدن به بلوغ(پسر ۱۵ و دختر ۹ سال تمام قمری) می‌توانند در هر نوع امور مربوط به خود دخالت کنند، مگر اینکه جنون یا عدم رشدشان اثبات شود، به‌استثنای امور مالی که تبصره دو آن ماده علاوه بر بلوغ، اثبات رشد را نیز لازم دانسته است. البته طبق قانون راجع به رشد متعاملین، «…. اشخاصی که به سن ۱۸ سال تمام شمسی رسیده‌اند در محاکم و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی رشید محسوب می‌شوند مگر اینکه عدم رشد آنها به طرفیت مدعی‌العموم در محاکم ثابت گردد».
بر اساس ماده ۷۲ ق.د.ا.ر «محاکم دادگستری در هر مورد که رأی به حجر اشخاص می‌دهند باید مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کنند» و سازمان مذکور دسترسی سردفتران به اطلاعات اشخاص محجور را فراهم نموده است.
بنابر موارد معنونه، قبل از صدور یک سند رسمی منتسب به اشخاص، سردفتر اسناد رسمی باید اطلاع حاصل کند که آیا شخص از اهلیت استیفا برخوردار است یا خیر[۳۹]، اعم از اینکه سندی که به ثبت می‌رسد جنبه مالی داشته و نیاز به اثبات رشد داشته باشد یا جنبه مالی نداشته و رسیدن به سن بلوغ کافی باشد و یا اینکه شخص جزء افرادی نباشد که برای وی حکم محجوریت صادر شده و یا به دلیل کهولت سن متوجه آثارِ اعمال و افعال خود نباشد.
احراز ارکان تنظیم سند از وظایف مهم سردفتران اسناد رسمی است و موجبات اتکا و اطمینان عمومی و انتساب سند را فراهم می‌کند؛ از این‌رو مطابق مواد ۱۰۱ و ۱۰۲ ق.ث مقرر شده است: هریک از اعضای ثبت اسناد و املاک قبل از احراز هویت و یا اهلیت اصحاب معامله و یا قابلیت موضوع معامله سندی را عمداً ثبت نماید از یک سال تا سه از خدمات دولتی منفصل خواهد شد.

 

برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت 40y.ir مراجعه نمایید.

گفتار دوم- سند عادی

در گفتار پیش‌رو برای شناخت سند عادی در بندهای متوالی، مفهوم، ارکان، تشریفات و انواع سند عادی را بررسی و تشریح خواهیم کرد.

 

بند نخست- مفهوم سند عادی

در قانون مدنی سند عادی تعریف نشده، پس از ارائه تعریف سند رسمی در ماده ۱۲۸۷، در ماده ۱۲۸۹ اعلام شده: «غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است»، بنابراین می‌توان گفت: سند عادی عبارت است از نوشته‌ای که بدون دخالت مأمور رسمی، به وسیله اشخاص عادی، تنظیم و امضا شده باشد.
به‌طور کلی نوشته‌هایی که افراد برای تنظیم امور جاری‌شان می‌نویسند و رعایت تشریفات خاصی در نوشتن آنها ضرورت ندارد را سند عادی می‌گویند.
اخیراً و در بند هفتم از ماده یک آیین‌نامه «آیین دادرسی کار» مصوب ۰۷/۱۱/۱۳۹۱ وزیر تعاون، کار و رفاه اجتماعی، سند عادی چنین تعریف شده: «نوشته‌ای است که بدون رعایت تشریفات سند رسمی صادر می‌شود.».
تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی

 

بند دوم- ارکان سند عادی

ارکان سند عادی همان ارکان مطلقِ اسناد است که در ماده ۱۲۸۴ ق.م بیان شده و رکن سوم امضا را هم به آن افزودیم و قبلاً به آنها پرداخته شد[۴۰].

 

بند سوم- تشریفات سند عادی

اسناد عادی تابع تشریفات مخصوصی نمی‌باشد، مگر آنکه در موارد معینه قانون صورت خاصی برای آن مقرر داشته باشد و آن موارد محدود است. از آن قبیل است وصیت‌نامه خودنوشت که به دستور ماده ۲۷۸ قانون امور حسبی در صورتی معتبر است که تمام به خط موصی نوشته شده باشد و هم‌چنین است سفته، چک، برات، دفاتر تجاری و امثال آن[۴۱]. در سایر موارد و بر طبق قاعده کلی هیچ ضرورتی ندارد که سند عادی به خط امضا کننده باشد، سند عادی می‌تواند به خط دیگران یا ماشین شده یا ورقه چاپی باشد. همچنین ضرورتی ندارد که سند عادی دارای تاریخ باشد، سند بدون تاریخ نیز هرگاه امضا شده باشد اعتبار دارد مگر در مواردی که قانون وجود تاریخ را شرط اعتبار سند قرار دهد[۴۲].

 

بند چهارم- انواع سند عادی

با توجه به مواد ۱۲۸۷، ۱۲۸۹ و ۱۲۹۳ ق.م، به‌طور کلی می‌توان بیان کرد اسناد ذیل عادی محسوب شده و قانون مدنی عادی بودن آنها را متذکر می‌گردد:

 

الف- سندی که خارج از حدود صلاحیت مأمور رسمی تنظیم شده باشد

ماده ۱۲۹۳ ق.م «هرگاه سندی به‌وسیله یکی از از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره‌ قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است»، بنابراین به عنوان مثال چنانچه مأمور نیروی انتظامی اقدام به تنظیم سند نقل و انتقال خودرو نماید، به‌لحاظ اینکه تنظیم سند مزبور طبق ماده چهار قانون نیروی انتظامی، جزء مأموریت‌ها و وظایف این نیرو نیست، آن سند به دلیل عدم صلاحیت مأمور، در صورتی که دارای امضا یا مهر طرفین باشد عادی تلقی می‌گردد.

 

ب- سندی که توسط مأمور رسمی بدون رعایت تشریفات قانونی تنظیم شده باشد

اگر مأمور رسمی در حدود صلاحیت‌ خویش، اقدام به تنظیم سندی نماید اما رعایت تشریفاتی را که قانون در تنظیم آن سند لازم دانسته نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد، عادی به شمار می‌رود؛ مانند آنکه سردفتر اسناد رسمی سندی را بدون آنکه مطابق مقررات، ثبتِ دفتر اسناد رسمی کرده باشد، صادر نماید، که در این‌صورت پس از اثبات عدم ثبت، سند مزبور عادی تلقی می‌گردد.

 

ج- سندی که بدون دخالت مأمور رسمی تنظیم شده باشد

با توجه به مفهوم و دایره وسیع شمول اسناد عادی که بدون دخالت مأمور رسمی تنظیم می‌گردند، نمی‌توان دسته‌بندی جامعی از این اسناد داشت و انواع آنها را به طور دقیق ذکر کرد؛ با این همه برای شناخت و تبیین بهتر، در ادامه به ذکر چند نوع از انواع سند عادی اکتفا می‌کنیم.

 

۱- سند تجاری

سند تجاری در معنی اخص سندی است که در قانون تجارت دارای عنوان خاصی است، مانند چک، برات و سفته[۴۳]؛ اگرچه برات، سفته و چک از جمله اسنادند و حتی اگر میان اشخاص غیر تاجر رد و بدل شوند نیز تابع قانون تجارت هستند و به آنها اسناد تجاری گفته می‌شود، اما عنوان کلی اسناد تجاری به برات، سفته و چک محدود نمی‌شود و دنیای تجارت مملو از اسنادی است که دارای چنین عنوانی هستند؛ نظیر قبض انبار، سند در وجه حامل، اوراق بهادار، اوراق قرضه، اوراق سهام، بارنامه و اسناد اعتباری[۴۴]. با توجه به اینکه اسناد تجاری توسط افراد و بدون دخالت مأمور رسمی تنظیم می‌شوند، سند عادی به شمار می‌روند.
تصویر درباره بازار سهام (بورس اوراق بهادار)

 

۲- سند عادی گواهی امضا شده

یکی از وظایف سردفتران اسناد رسمی تصدیق صحت امضای ذیل نوشته‌های عادی است؛ نوشته تصدیق امضا شده به صراحت ماده ۲۰ ق.د.ا.ر مسلم‌الصدور شناخته می‌شود. سردفتر اسناد رسمی سند مزبور را تنظیم نمی کند، بلکه صرفاً امضا یا اثر انگشت فرد را که در حضور او زده شده است، گواهی و تصدیق می کند.
طبق مقررات، گواهی امضای ذیل نوشته‌های عادی با محدودیت‌هایی مواجه است، که از آن جمله‌اند:
۱- اسنادی که ثبت رسمی آنها اجباری است(اسناد موضوع مواد ۴۶ و ۴۷ ق.ث)؛
۲- نوشته‌های مالی(منظور نوشته‌هایی است که در آنها منجزاً پرداخت وجه نقدی از طرف امضا کننده تعهد یا ضمانت شده باشد)؛
۳- سهام و سهم‌الشرکه شرکت‌های ثبت شده؛ و
۴- عین یا منفعت خودرو.
گواهیِ امضای ذیل سند عادی توسط مأمور رسمی، موجب نمی‌شود که سند مزبور رسمی تلقی گردد، و بدیهی است که اعتبار و آثار سند رسمی نیز بر آن مترتب نمی‌گردد، اما شخصی که چنین سندی علیه او اقامه شده، نمی‌تواند در امضای ذیل آن‌ انکار یا تردید نماید.

 

۳- سند عادی لازم‌الاجرا

قدرت اجرایی وصف شایع و متعارف سند رسمی در مواردی است که مفاد سند حاوی التزام به پرداخت یا انجام دادن کاری است؛ این وصف شایع ممکن است به سند عادی نیز داده شود و با اعطای آن ماهیت سند تغییر نمی‌کند[۴۵]. قانون بعضی از اسناد عادی را لازم‌الاجرا اعلام داشته است، مانند ماده دو قانون صدور چک، که چک‌های اصداری عهده بانک‌هایی که طبق قوانین ایران در داخل کشور دایر شده یا می‌شوند و همچنین شعب آنها در خارج از کشور را در حکم اسناد لازم‌الاجرا دانسته و به دارنده چک این اختیار را می‌دهد که در صورت مراجعه به بانک و عدم دریافت تمام یا قسمتی از وجه چک، به علت نبودن محل و یا به هر علت دیگری که منتهی به برگشت چک و عدم پرداخت گردد، طبق آیین‌نامه اجرا، وجه چک یا باقی‌مانده آن را از طریق اجرای ادارات ثبت اسناد و املاک از صادر کننده وصول نماید.

 

۴- سند معاملات رایجه افراد

افراد در زندگی اجتماعی، روزانه قراردادهایی را منعقد و میان خود اسنادی را تنظیم و مبادله می‌کنند که تا جایی‌که قانون، ثبتِ این قبیل اسناد را اجباری اعلام نکرده است معتبر خواهند بود؛ مانند فاکتورهای خرید و فروش کالا، بیمه‌نامه، توافق‌نامه، تقسیم‌نامه و غیره.

 

مبحث پنجم- اعتبار سند

قبل از ورود به بحث اعتبار و آثار سند رسمی، ذکر این نکته لازم به نظر می‌رسد که طبق ماده ۱۲۸۸ق.م، مفاد و مدلول کلیه اسناد(اعم از رسمی و عادی)، صرف‌نظر از رعایت تشریفات در تنظیم آنها، در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد، در این ماده اعتبار به مفهوم ارزش به کار رفته است، بنابراین دادگاه در صورتی می‌تواند به سند ارزش اثباتی دهد که مخالف قوانین نباشد و این نخستین موضوعی است که هرگاه سندی به عنوان دلیل ارائه شود، باید مورد توجه دادگاه قرار گیرد[۴۶]. مخالفت با قانون فرد شایع برخورد مفاد سند با نظام حقوقی کشور است، ولی قانون را نباید تنها مانع عمومی نفوذ سند شمرد، نظم عمومی و اخلاق حسنه نیز از موانع نفوذ مفاد سند و قراردادهای خصوصی مندرج در آنهاست[۴۷]. طبق ماده ۳۰ ق.د.ا.ر سردفتران اسناد رسمی در صورتی که مفاد و مدلول سند مخالف قوانین و نظم عمومی و اخلاق حسنه باشد باید از تنظیم و ثبت آن امتناع کنند.
در ادامه ابتدا اعتبار و آثار سند رسمی مورد بررسی قرار خواهد گرفت و سپس اعتبار سند عادی تشریح خواهد شد.

 

گفتار نخست- اعتبار و آثار سند رسمی

سندی که در حدود صلاحیت سردفتر اسناد رسمی و بر طبق مقررات قانون تنظیم شود، صحیح فرض شده و بدون آنکه نیاز به رسیدگیِ صحتِ صدور داشته باشد، واجد اعتبار و آثار مهم و ممتازی می‌شود که ذیلاً بررسی می‌شوند.

 

بند نخست- عدم امکان انکار و تردید در سند رسمی

هریک از اصحاب دعوا می‌تواند به عنوان دلیل ادعای خود به سند استناد نماید، «کسی که علیه او سند غیررسمی ابراز شود می‌تواند خط یا مهر یا امضا و یا اثر انگشت منتسب به خود را انکار نماید و اگر سند ابرازی منتسب به شخص او نباشد می‌تواند تردید کند»(ماده ۲۱۶ ق.آ.د.م). انکار، اعلام رد تعلق خط، مهر، امضا و یا اثر انگشت سند به منتسب‌الیه توسط خود منتسب‌الیه می‌باشد[۴۸] و تردید نپذیرفتن تعلق خط، امضا، مهر و یا اثر انگشت سند به منتسب‌الیه است، توسط فردی که سند علیه او اقامه شده است. تردید ناظر به دفاع کسی است که سند به او منتسب نیست ولی علیه او مورد استناد قرار می‌گیرد(مانند سندی که مورث امضا کرده است). هیچ‌کس نمی‌تواند درباره امضای منتسب به خود تردید کند، باید آن‌را تصدیق یا انکار نماید[۴۹].
«در مقابل اسناد رسمی …. انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت به اسناد مزبور کند یا ثابت نماید که اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است»(ماده ۱۲۹۲ ق.م)، این اعتبار به لحاظ محرز بودن انتساب سند رسمی است به امضاکننده آن، همان‌طور که گذشت احراز هویت متقاضیِ ثبت سند، از وظایف خطیر و مهم سردفتران اسناد رسمی است و از ارکان تنظیم سند رسمی به شمار می‌رود، قانون‌گذار در این خصوص پس از بار کردن مسؤولیت‌های شدید انتظامی، مدنی و کیفری بر مأمور خویش، صحت انتساب سند به امضاکننده آن را مفروض داشته و سند رسمی را بدون اینکه نیاز به هرگونه رسیدگی قضایی برای احراز صحت انتساب آن به منتسب‌الیه وجود داشته باشد، غیر قابل انکار و تردید اعلام کرده است. ادعای جعلیت، مانند انکار و تردید، ناظر به اصالت سند و درستی انتساب آن است ولی از اعتبار افتادن سند ممکن است در اثر حکم قانون یا رجوع از عمل حقوقی(هبه یا وصیت) یا حجر و فوت امضاکننده(وکالت‌نامه) و امثال اینها باشد[۵۰].

پایان نامه حقوق

 

بند دوم- اعتبار تمام محتویات و مندرجات سند رسمی

محتویات هر سند عبارات، امضاها، مهرها و اثر انگشت‌هایی می‌باشد که در سند نوشته یا گذاشته می‌شود[۵۱]. طبق ماده ۷۰ اصلاحی ق.ث: «سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن ثابت شود…»، اعتبار سند رسمی در اینجا به مفهوم اصالت می‌باشد و بدین مفهوم است که اصل بر اصالت سند رسمی است و اگر شخص مایل باشد که به اصالت سند رسمی تعرض کند، تنها باید ادعای جعل کند[۵۲]. منظور از اعتبار محتویات سند رسمی، فرض صحت انتساب عبارات و امضاهای موجود در سند است از اشخاصی که به آنها نسبت داده شده است. بنابراین چنان‌که کسی برای اثبات ادعای خود نسبت به دیگری در دادگاه به سند رسمی استناد نماید، طرف نمی‌تواند در انتساب عبارات مندرجه در آن سند و همچنین امضایی که در آن به اشخاص معینی نسبت داده شده تردید و یا تکذیب نماید، خواه اشخاص مزبور از مأمورین رسمی باشند یا متعاملین، لذا هرگاه طرف ادعا کند که امضا از ناحیه او صادر نشده و یا آنکه جمله مندرجه در سند به کسی که نسبت داده شده از گفتار او نیست و یا آنکه نخوانده سند را امضا نموده است مسموع نخواهد بود، مگر آنکه نسبت به آن دعوی جعلیت نماید و دلیلی بر اظهارات خود ابراز کند[۵۳].
به مطالبی که در سند نگاشته شده و آنچه در سند نوشته شده است، مندرجات سند رسمی گویند. مندرجات سند مفاد عباراتی می‌باشد که در سند قید شده است. به عبارت دیگر مندرجات سند از امور معنوی است به خلاف محتویات که از امور مادی می‌باشد[۵۴].
مندرجات سند رسمی را اعلامیات مأمور رسمی و اعلامیات افراد تشکیل می‌دهند:

 

الف- اعلامیات مأمور رسمی

قسمتی از مندرجات سند رسمی است که سردفتر از وقوع آن آگاهی داده است. به عنوان مثال خریدار ثمن مبیع را در حضور سردفتر به فروشنده تسلیم می‌کند و سردفتر این موضوع را که نزد او واقع شده است در سند اعلام می‌کند، مطابق ماده ۷۰ ق.ث «…انکار مندرجات اسناد رسمی راجع به اخذ تمام یا قسمتی از وجه یا مال و یا تعهد به تأدیه وجه یا تسلیم مال مسموع نیست….».
اعتبار اعلامیات مأمور رسمی از نظر انتصاب او به وسیله هیأت حاکمه و مسؤولیت شدیدی می‌باشد که در انجام مأموریت خود در مقابل قانون دارد و این امر موجب شده است قانون فرض صحت عملیات او را در حدود وظایف محوله قانونی بنماید، تا آنکه به‌این وسیله قوه حاکمه بتواند نظم اجتماعی را برقرار سازد[۵۵]. لذا فرض بر صحت و مطابق واقع بودن اعلامیات سردفتر است مگر آنکه جعلیت آن ثابت گردد. البته دعوای اشتباه مأمور رسمی با ابراز دلیل نیز پذیرفته می‌باشد، زیرا در صورت عدم قبول چنین دعوایی، بایستی بر آن بود که قانون‌گذار فرض اشتباه بر عملیات مأمورین خود ننموده است و این امر مخالف منطق می‌باشد و پذیرفتن دعوای اشتباه منافاتی با منظور قانون‌گذار که موجب فرض صحت عملیات مأمورین گردیده ندارد[۵۶].

 

ب- اعلامیات افراد

قسمتی از مندرجات سند رسمی است که بر اساس اظهارات افراد نزد سردفتر، در سند درج شده است. اعتبار اعلامیات افراد از نظر اعتباری است که اقرار آنها دارا می‌باشد و الا نوشتن آن امور به وسیله سردفتر واقعیت آن‌را تغییر نمی‌دهد[۵۷]. این است که هرگاه کسی مدعی شود آنچه از طرف متعاملین اظهار شده و در سند قید گردیده است به جهتی از جهات بر خلاف حقیقت می‌باشد می‌تواند آن‌را بدون آنکه دعوی جعلیت کند اثبات نماید[۵۸].

 

بند سوم- اعتبار سند رسمی نسبت به اشخاص ثالث

علی‌الاصول اعتبار سند نسبت به طرفین آن و قائم مقام قانونی آنان است، به عبارت دیگر اصل بر این است که آثار سند نسبت به اشخاصی است که در تنظیم آن مشارکت داشته‌اند و قائم مقام آنان، و سند نسبت به اشخاصی که در تنظیم آن دخالتی نداشته‌اند تأثیری ندارد، اما ماده ۱۲۹۰ ق.م سند رسمی را در صورت تصریح قانون، نسبت به اشخاص ثالث نیز معتبر اعلام کرده است، ماده ۱۲۹۰ ق.م: «اسناد رسمی درباره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد»، اعتبار سند در اینجا، به مفهوم تحمیل مفاد سند به اشخاص ثالث است[۵۹]، وگرنه، قدرت اثباتی سند رسمی محدود به دو طرف قرارداد و قائم مقام آنان نیست و رسمی بودن سند تجزیه پذیر نیست و نسبت به دو طرف و دیگران یکسان است[۶۰].
از قوانینی که به اعتبار سند رسمی نسبت به اشخاص ثالث تصریح کرده است، ماده ۱۳۰۵ ق.م می‌باشد، که اشعار داشته: «در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ….»، لازم به ذکر است که تاریخ تنظیم سند رسمی از اعلامیات مأمور رسمی است و همچنان‌که گذشت، صحیح بودن آن مفروض است مگر مجعولیت آن ثابت شود.
همچنین یکی از مواردی که در قانون در خصوص اعتبار معامله نسبت به اشخاص ثالث تصریح شده، ماده ۷۲ ق.ث است: «کلیه معاملات راجعه به اموال غیرمنقوله که بر طبق مقررات راجعه به ثبت املاک ثبت شده است نسبت به طرفین معامله و قائم مقام قانونی آنها و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل و رسمیت خواهد بود»، در بند یک از ماده ۴۶ ق.ث، ثبت اسنادِ کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد، اجباری اعلام شده است، یعنی به جهت حفظ اعتبار ماده ۲۲ ق.ث[۶۱] و اقتضاء منافع عمومی، هر شخصی بخواهد نسبت به عین یا منافع املاک ثبت شده معامله‌ای بکند، باید سند آن معامله را در یکی از دفاتر اسناد رسمی به ثبت برساند و چنانچه این سند به ثبت نرسد، مطابق ماده ۴۸ ق.ث در هیچ‌یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد. بنابراین مدلول التزامی و لازمه اعتبار معاملات املاک ثبت شده نسبت به اشخاص ثالث، اعتبار اسناد آن معاملات نسبت به آن اشخاص است. اعتبار معاملات اموال غیر منقول ثبت شده نسبت به اشخاص ثالث، از آثار توامان سند رسمی و ثبت ملک در دفتر املاک است. در نتیجه شخصی که به استناد سند رسمی، مال غیرمنقولی را خریداری نموده و مالک آن شناخته می‌شود نه تنها می‌تواند به استناد سند مزبور تحویل مبیع را از فروشنده بخواهد، بلکه اگر ملک در تصرف شخص ثالث باشد می‌تواند به استناد همان سند رسمی با اقامه دعوای خلع ید علیه متصرف(ثالث)، حکم خلع ید او را از دادگاه بگیرد و ثالث نمی‌تواند با این دفاع که او در تنظیم سند رسمی دخالت نداشته و یا حتی با استناد به ید خود، پیامدهای حقوقی سند را شامل خود نداند[۶۲].

 

بند چهارم- نیروی اجرایی سند رسمی

از آثار سند رسمی، لازم‌الاجرا بودن مفاد سند است. مطابق مواد ۹۲ و ۹۳ ق.ث مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول و کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده بدون احتیاج به حکمی از محاکم و بدون مراجعه به محاکم، لازم‌الاجرا هستند. در مورد اسناد رسمی لازم‌الاجرا درخواست اجرا از دفترخانه‌ای که سند را ثبت کرده است به عمل می‌آید، متعهدله می‌تواند در صورتی که سند رسمی داشته باشد و متعهد ظرف مهلت مقرر در سند به تعهد منجز خویش عمل ننموده باشد، برای آنکه اجرای مفاد سندش را بخواهد، مستقیماً به دفترخانه تنظیم کننده سند مراجعه کرده و با تسلیم برگ تقاضانامه اجرایی مخصوص، درخواست صدور اجراییه نماید. طبق ماده پنج آیین‌نامه اجرا، سردفتر پس از احراز هویت درخواست کننده و اینکه صلاحیت برای درخواست صدور اجراییه دارد، برابر مقررات اقدام کرده و در صورتی که با اشکالی در صدور اجراییه مواجه نباشد، باید ظرف ۴۸ ساعت از تاریخ وصول تقاضا، برگ‌های اجراییه را امضا کرده و به مهر ویژه «اجرا شود» رسانیده(دستور اجرا صادر نماید) و برای اجرا نزد مسؤول اجرا که از اجزای اداره ثبت اسناد و املاک می‌باشد، بفرستد و عملیات اجرایی بلافاصله آغاز می‌شود.
در حال حاضر با توجه به قانون اصلاح ماده ۳۴ اصلاحی ق.ث مصوب ۲۹/۱۱/۱۳۸۶، در مورد کلیه معاملات شرطی و رهنی و معاملات مذکور در ماده ۳۳ ق.ث راجع به اموال منقول و غیرمنقول در صورتی که بدهکار ظرف مدت ده روز از تاریخ ابلاغ اجراییه نسبت به پرداخت بدهی خود اقدام ننماید، بنا به تقاضای بستانکار اداره ثبت پس از ارزیابی تمامی مورد معامله و قطعیت آن حداکثر ظرف مدت دو ماه از تاریخ قطعیت ارزیابی، با برگزاری مزایده نسبت به وصول مطالبات مرتهن به میزان طلب قانونی وی اقدام و مازاد را به راهن مسترد می‌دارد.
لازم‌الاجرا بودن سند امتیاز بزرگی است زیرا دارنده سند را از مراجعه به دادگستری معاف می کند[۶۳]. شرط اصلی قابلیت اجرای سند رسمی این است که مفاد سند چندان صریح و قاطع باشد که نیازی به رسیدگی قضایی نداشته باشد[۶۴]، رسیدگی به شروط مبهم و قابل تفسیر و همچنین تحقق شرط تعلیق، در صلاحیت سردفتر اسناد رسمی نیست.

بند پنجم- اعتبار رونوشت سند رسمی

ماده‌ ۷۴ ق.ث: «سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است به منزله اصل سند خواهد بود مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر»، منظور از واژه «سواد» که در حال حاضر منسوخ شده است، «رونوشت» است، از آنجایی که سند رسمی تماماً در دفتر اسناد رسمی به ثبت می‌رسد، یکی از مزایای سند رسمی این است که در صورت از بین رفتن یا مفقود گشتن اصل سند، صاحب سند رسمی می‌تواند درخواست رونوشت نماید و چنانچه مطابقت رونوشت با ثبت دفتر توسط سردفتر گواهی شود، به‌منزله اصل سند خواهد بود. لذا چنانچه رونوشت مزبور به عنوان دلیل در جلسه دادرسی ابراز شود، به‌جای اصل در خور ارائه و استناد است و طرف مقابل نمی‌تواند به این علت که دارنده اصل آن‌را ارائه نداده و حتی به صرف ادعای جعل از دادگاه بخواهد که سند را از عداد دلایل خارج کند[۶۵].
رونوشت و یا تصویرِ سند رسمی که مطابقت آن با اصل، توسط مراجع ذی‌صلاح گواهی می‌شود و یا حتی رونوشت و یا تصویری که توسط سردفتر اسناد رسمی از روی نسخه بایگانی سند رسمی تهیه شده و برابر اصل گردیده است، به‌منزله اصل نخواهد بود، بلکه باید مطابقتِ رونوشت یا روگرفت با ثبت دفتر، توسط سردفتر اسناد رسمی گواهی شده باشد تا طبق ماده ۷۴ یاد شده به منزله اصل سند باشد. ماده ۹۶ ق.آ.د.م، ارائه اصل سندی را که رونوشت آن‌ مطابق ماده ۵۷ آن قانون گواهی شده‌ است، در جلسه دادرسی الزامی اعلام کرده است. بر خلاف سند عادی که در صورتی‌که امکان ارائه اصل سند از ناحیه خوانده یا خواهان وجود نداشته باشد و مورد انکار و تردید واقع شود، حسب مورد سند از عداد دلایل خارج و یا دادخواست در آن خصوص ابطال می‌گردد، چنانچه رونوشت ارائه شده، از سند رسمی باشد، و طرف دعوا به آن ایراد کند، دادگاه می‌تواند اصل نسخه دفترخانه را موقتاً دریافت نماید و یا در صورت لزوم ثبت دفتر مربوطه در دفترخانه اسناد رسمی ملاحظه شود.

 

بند ششم- عدم نیاز به تودیع خسارت احتمالی

طبق ماده ۱۰۸ ق.آ.د.م در صورتی‌که دعوا مستند به سند رسمی باشد، خواهان می‌تواند بدون تودیع خسارت احتمالی، از دادگاه درخواست تأمین خواسته بنماید و دادگاه مکلف به قبول آن است. همچنین در مورد دعاوی مستند به اسناد رسمی، خوانده نمی‌تواند برای تأمین خسارات احتمالی خود تقاضای تأمین نماید(ماده ۱۱۰ق.آ.د.م).

 

بند هفتم- اساس تطبیق قرار گرفتن سند رسمی

همان‌طور که قبلاً هم اشاره شد، صحت عملیات سردفتر اسناد رسمی مفروض است و اصل بر صحت و اصالت سند رسمی است، مگر اینکه جعلیت آن ثابت شود؛ در بند یک از ماده ۳۹۶ ق.آ.د.م مصوب ۲۵/۰۶/۱۳۱۸، صراحتاً به اساس تطبیق قرارگرفتن خط یا امضا یا مهر زیر اسناد رسمی یا دفتر اسناد رسمی اشاره شده بود، اما متأسفانه در مبحث اسناد ق.آ.د.م مصوب ۲۱/۰۱/۱۳۷۹ چنین صراحتی وجود ندارد. از اصل یاد شده و مفهوم ماده ۲۲۳ قانون اخیرالذکر می‌توان استفاده کرد، خط، امضا، اثرنگشت و مهر سند رسمی و همچنین مفاد و مدلول آن، به عبارت دیگر محتویات و مندرجات سند رسمی به عنوان سند مسلم‌الصدور[۶۶]، می‌تواند اساس تطبیق سندی که در دادگاه مورد تعرض واقع شده است، قرار گیرد.

بند هشتم- عدم قابلیت اجرا و بطلان رأی داور

چنانچه رأی داور با آنچه بین اصحاب دعوا در دفتر اسناد رسمی ثبت شده و دارای اعتبار قانونی است مخالف باشد، باطل بوده و قابلیت اجرایی نخواهد داشت(بند پنج ماده ۴۸۹ ق.آ.د.م).

در انتهای این گفتار به‌طور خلاصه، باید این نکته را یادآور شد که رسمی بودن سند و احراز اصالت آن، انتساب نوشته را به امضاکنندگان آن و وقوع رویدادهای ثبت شده را ثابت می‌کند، ولی دلالتی بر نفوذ محتوای سند و روابط حقوقی ندارد. باید میان وجود عمل حقوقی و محتوای آن تفاوت گذارد. به بیان دیگر، آنچه در اعتبار سند گفته می‌شود مربوط به مرحله اثبات است و سایه بر سر نفوذ و اعتبار عمل حقوقی موضوع آن نمی‌اندازد[۶۷].

 

گفتار دوم- اعتبار سند عادی