با بهره گرفتن از سوالات کلیدی چه کاری ، به چه دلیلی ، کجا ، کی ، توسط چه کسی و چگونه ، فرایند کار را مورد بررسی قرار داده و باحذف مراحل زائد ، ترکیب ، تجدید فرایند وساده سازی، فرایند را بهبود بخشیم. مهندسی مجدد از روش های کارآمد در بهبود سیستم ها وروش ها است. استفاده از علوم کارسنجی و روش سنجی به جلوگیری از اتلاف در فرایند کمک شایانی می کنند.
۲-۲-۱۰- برنامه ریزی برای بهبود بهره وری
برای رسیدن به بهبود در بهره وری باید برنامه ریزی کرد. غالبا برنامه ها بدلیل اینکه به زبان افرادی که باید آنها را به اجرا در آورند نوشته نمی شوند و دستورالعمل اجرائی مطلوبی ندارند ، به شکست منتهی می شود. برای طراحی یک برنامه کامل و جامع به منظور نیل به بهبود در بهره وری باید مراحل و مراتب فوق را تعقیب کرد:
برای دانلود متن کامل پایان نامه به سایت fotka.ir مراجعه نمایید.
تجزیه و تحلیل موقعیت سازمان یا شرکت.
۲- طراحی برنامه بهبود در بهره وری .
۳- ایجاد انگیزه و آگاهی لازم نسبت به بهره وری.
۴- اجرای برنامه.
۵- ارزیابی یرنامه
اولین مرحله در یک برنامه ریزی جهت بهره وری ، تجزیه و تحلیل کامل موقعیت است. برای این منظور به نکات زیر توجه می کنیم:
۱- پایین بودن انگیزه در میان کارکنان می تواند یکی از علل کاهش بهره وری در یک شرکت یا سازمان باشد.
۲- افزایش در هزینه های تولید و بازاریابی یک محصول یا خدمت علت معمولی کاهش بهره وری در بسیاری از شرکتها است.
۳- ضایع کردن منابع نظیر مواد ، زمان ، کار و پول ممکن است منجر به کاهش بهره وری گردد.
۴- تاخیر در تحویل محصولات و خدمات منجر به کاهش بهره وری می گردد. اگر شرکتی در زمان مقرر نسبت به تحویل کالا یا خدمت به مشتریان کوتاهی کند مشتری به دنبال فروشنده دیگری خواهد گشت.
۵- باید به روابط رسمی و غیر رسمی شرکت که سبب تضعیف روحیه و ناکامی کارکنان می شود توجه داشت. چون یکی از مهمترین عوامل کاهش بهره وری حل نکردن این اختلافات است.
۶- قصور شرکت در حفظ و بهبود دستیابی به آخرین پیشرفتها در صنعت می تواند منجر به کاهش بهره وری شود.
۲-۲-۱۱- طراحی برنامههای بهبود در بهره وری
باید روش های گوناگون رسیدن به اهداف تعیین شده در سطوح مختلف سازمان از طریق تشکیل جلسات گوناگون برای افراد ، آنها را برای کشف راه های بهتر بهره وری به کمک طلبید. هنگامیکه راه کار درست انتخاب می شود باید برای موثر شدن آن ، برنامه و پروژه هایی طراحی نمود که بتوان به هدف بهره وری دست یافت. مثلا اگر آموزش کارکنان به روش های موثر و بهتر راه کار منتخب است لذا برنامه باید شامل روش ، محتوا ، هزینه و دیگر جزئیات مربوط به آموزش باشد.
۲-۲-۱۲- آگاهی از میزان و اهمیت بهره وری
پیش از اینکه هر برنامه بهبود بهره وری توسط سازمان به اجرا در آید باید کارکنان در همه سطوح سازمان را از اهمیت بهره وری و نیاز به آن آگاه کرد. تحمیل هر برنامه به کارکنان به هر شکل که باشد محققا منتج به رنجش و خشم آنان خواهد شد. در این مرحله باید کلیه اطلاعات مربوط به برنامه های پیشنهادی بهبود در بهره وری به اطلاع همه شرکت کنندگان در برنامه و افرادی که بنوعی در ارتباط با آن قرار می گیرند برسد.
مطمئنا تا اندیشه بهره وری را از طریق آگاهی دادن به کارکنان در آنها بوجود نیاوردیم ، هرگز نخواهیم توانست تعهد لازم در اجرای برنامه بهبود در بهره وری را در آنان ایجاد کنیم و بدون وجود تعهد نیز قادر نخواهیم بود بهبود بهره وری دست یابیم.
برنامه آگاهی دادن می تواند معیارهای خاصی برای بهبود به طرق زیر داشته باشد:
تهیه اطلاعات لازم در مورد برنامه های بهبود در بهره وری برای رسیدن به منابع مشترک و کارکنان.
فراهم کردن کانالها و بحرانهائی برای بازخورد و رفع اشکال.
۳- انتخاب رسانه های متعدد برای انتقال آگاهی و بدست آوردن بازخورد.
۴- اقدام برای تحقیق و تفحص برای تشخیص عکس العمل های اولیه نسبت به برنامه ها و دریافت پیشنهادات.
۲-۲-۱۳- اجرای برنامههای بهبود بهروری
پس از اینکه شرایط مناسب برای اجرای برنامه بهره وری پس از دادن آگاهی لازم به کارکنان بوجود آمد ، شرکت زمینه اجرای برنامه های بهبود را مورد بررسی قرار خواهد داد. در صورتیکه امکان داشته باشد بهتر است برنامه را در یک سطح کوچکتر به اجرا در آورد تا مشکلاتی را که ممکن است در عمل بروز کند مشخص شود. مثلا اگر شرکتی تصمیم بگیرد که از فعالیتهای گروه کوچکی نظیر دوایر کنترل کیفیت برای بالا بردن بهره وری استفاده کند ممکن است تعداد اندکی از افراد کار آموزش و تعلیم را برای اداره کردن این دوایر آغاز کنند.
در مراحل اولیه ، نظارت دقیق برای شناسائی و بر طرف کردن بعضی از مشکلات عملی ضرورت دارد. برنامه بهبود در بهره وری باید گام به گام و منظم و با تعیین یک چارچوب زمانی برای هر گام اجرا شود . اگر هدف بالا بردن بهره وری از طریق دوایر کنترل کیفیت باشد اجرای برنامه مستلزم موارد زیر خواهد بود:
اعلام حمایت مدیران سطوح بالا.
۲- تشکیل یک کمیته هدایت کننده.
۳- آغاز یک برنامه آموزش برای نشان دادن اهمیت دوایر و نیاز به کارکنان .
۴- دعوت از داوطلبان برای تشکیل دوایر.
۵- آموزش اعضا دایره.
۶- تشکیل دوایر.
۷- فراهم کردن فرصتی برای شناخت مدیریت.
۸- معرفی وشناساندن اعضا شرکت کننده به عموم.
۲-۲-۱۴- برنامههای بهره وری
۲-۲-۱۴-۱- تکنولوژی
مکانیزه یا خودکار کردن راهی برای افزایش بهره وری است. امروزه در زمینه های مهندسی ، پزشکی ، ساخت و صنایع خدماتی ، تجهیزات جدیدی را مشاهده می کنیم که کار صدها نفر را انجام می دهند. کامپیوتری کردن اطلاعات بایگانی ، پردازشها و روش های انجام کار ، منشا بهبود قابل توجهی در این راستا می باشند. رایانه ای کردن و استفاده از تحویلداران ماشین خودکار در معاملات بانکی راحتی و آسایش قابل قبولی برای ما به ارمغان آورده است. در اداره های پلیس ، سیستم پیک و روش تشخیص مظنون و سیتم کارگزینی و ادراه مجهز به رایانه ، در بهبود بخشیدن بهره وری بسیار موثر است. در بخش خدمات کشوری، رایانه در انجام کارهای راهوار و یکنواخت مفید می باشد. لذا نیروی انسانی کمیاب را برای استفاده در انجام وظایف دیگر آزاد می کند. در یکی از ادرات دولتی ورود رایانه در نظارت بر پروژه ها تفاوت زیادی در بهره وری بوجود آورد. پیش از معرفی رایانه ، پروژه ها توسط یک سیتم کارتی نظارت می شد که هم کند عمل می کرد و هم غیر کارا بود. اعمال این روش جدید منتج به مزایای زیر می گردد:
۱- نظارت دوره ای قبل از مرتب کردن کارها.
دسترسی آسان به اطلاعات .
دسترسی به اطلاعات و استفاده بیش از یکبار از آنها.
تهیه خلاصه های ساده تر از پروژه ها و مرور بر آنها.
۲-۲-۱۴-۲- سهیم شدن در سود حاصل از بهره وری
بهبود در بهره وری نیاز به تلاش تقریبا تک تک افراد کشور دارد. بنابراین عادلانه خواهد بود اگر هرگونه سودی که بهبود در بهره وری بدست می آید بین کسانیکه در کسب آن دخیل بوده اند سهیم شوند. تعدادی از افراد و کارکنان و گروه ها و موسسات با بهره گرفتن از منابع و تلاش خود برای تولید کالاها و خدمات در سرنوشت یک سازمان تجاری سهیم هستند . این افراد یا گروه ها و موسسات را می توان بشرح زیر بر شمرد:
سهامداران: خوب خود را در سازمان سرمایه گذاری می کنند.
۲- مدیریت: از منافع سازمان حراست می کنند.
کارکنان: تلاش و مهارت خود را در سازمان بکار می گیرند.
موسسات مالی نظیر بانکها: وام ودیگر خدمات مالی ارئه می دهند.
دولت: تاسیسات زیر بنایی ایجاد می کند.
مصرف کنندگان: کالاها و خدمات تولید شده توسط سازمان را خریداری می کنند.
کسانیکه زمین ، ماشین آلات و انبار کالا به سازمان اجاره می دهند.
هنگامیکه بهره وری افزایش می یابد، اشخاص مذکور چه بدست می آورند:
۱- سهامداران سود بیشتری بدست می آورند.
دولت مالیاتهای زیادتری وصول می کند.
موسسات مالی بهره بیشتری بابت وامهای اعطایی خود می گیرند.
مدیران امتیازات ارزنده تری بدست می آورند.
کارکنان حقوق بیشتری می گیرند.
موجران اجاره بیشتری می گیرند.
مصرف کنندگان محصولات و خدمات با کیفیت بهتر و قیمتهای معقول تری می خرند.
راهبرد بهبود بهره وری منطقی به روشی نظام گرا برای بهبود بهره وری نیاز دارد. روابط بین عناصر سیستم و محیط آنها را مشخص می سازد ، این راهبرد عملکرد سیستم را مشخص کرده و ضمن آنکه بر تغییر اثر دارد تعادل را حفظ می کند.
هدف بهبود بهره وری همواره باید بر حسب بهبود سازمانی با توجه به درک موفقیت گذشته و جاری قسمتهای اصلی و فرعی سازمان تعیین گردد. برخی از اهداف می تواند وسیع باشد. برای مثال افزایش بهره وری سازمان به مقدار ۸% طی دو سال با تعیین اهداف مشخص برای هر یک واحدهای سازمان.
